Lo Zen e l’arte di scegliere un indirizzo e-mail

TL;DR La scelta di un indirizzo mail è sempre difficile. A iniziare dal nome e dal provider, è una scelta tutt’altro che banale. Vediamo cosa è un indirizzo mail, qualche consiglio per la scelta e, per le realtà professionali, qualche suggerimento organizzativo per sfruttare al meglio questo importante strumento di lavoro.

“Un uomo va giudicato dalle scelte. Non tanto da quelle giuste,
ma da come è riuscito a venirne fuori da quelle sbagliate.”

Alcuni dicevano che l’indirizzo e-mail sarebbe stato presto soppiantato dai social (forse proprio gli stessi azionisti, che in fondo ci speravano…) ma al momento una delle più vecchie applicazioni, e probabilmente la più importante, d’Internet è ancora la “killer application” per eccellenza del Web.

Anno dopo anno, secondo i dati, l’uso della posta elettronica è in costante e inarrestabile aumento: nel 2020 oltre 306 miliardi di e-mail sono state inviate, oltre 144 al giorno per ogni account e-mail.

Con tutti i suoi limiti e problematiche, dovute a un protocollo creato negli anni ’80 in sostituzione dell’UUCP (Unix to Unix Copy Protocoll), l’SMTP (Simple Mail Transfer Protocol – RFC821) è ancora vivo ed attuale, rendendo di fondamentale importanza l’avere almeno un indirizzo e-mail per tutti gli utenti della grande Rete.

Non approfondiremo gli aspetti tecnici del protocollo SMTP (POP3 e IMAP sono altra cosa) ma ci concentreremo sull’offrire qualche suggerimento per la scelta dell’indirizzo e-mail da parte dell’utente.

Come è fatto un indirizzo e-mail

Come saprete, ogni indirizzo e-mail (“electronic mail”, posta elettronica) si compone di due parti, separate dall’ormai inflazionata “chiocciolina“ (che si pronuncia “at”):

Il dominio indica il server (o il provider) dove è “ospitata” la casella e-mail: i più famosi, che offrono caselle e-mail gratuite, sono gmail.com, yahoo.com e hotmail.com ma esistono decine di migliaia di provider nazionali e internazionali, oltre a ogni singolo sito web, che offrono questo servizio.

Una volta deciso il provider del servizio di posta elettronica, non rimane altro che scegliere la parte relativa al nome utente…e qui si scatena, troppo spesso, una confusione incredibile: quale scegliere ? 

Alcuni dei provider più famosi offrono suggerimenti basati sul proprio nome e cognome, del tipo “mariorossi@gmail.com” o “mariorossi76@gmail.com“, pur lasciando all’utente la libertà di sceglierlo, ferma restando la regola dell’univocità.

La scelta del nome

A questo punto del discorso si spalanca la questione prettamente individuale sulla scelta del nome: c’è chi si lascia trasportare dalla fantasia e si indirizza verso nomi del tipo “magicasally90” o “luckystrike43“. C’è chi punta sulle proprie passioni, sullo stile “tiroinporta56” o “running_man“, e chi, edonisticamente, decide per “belmoro67” e “biondasexy82“. C’è poi chi, soprattutto coloro che sono in rete da molti anni, utilizza il proprio nickname (“o-zone“, ad esempio. Su come nasce un nickname ne parleremo un altra volta) e chi, professionalmente, sceglie semplicemente il proprio nome e cognome, talvolta separato da un punto o dal trattino basso.

La scelta del nome utente non è banale: chiediamoci, per prima cosa, a cosa ci servirà questo indirizzo e-mail. Volete utilizzarlo solamente per potersi iscrivere ai portali web e ricevere tonnellate di spam? Sceglietene uno facile da ricordare, senza troppe complicazioni. Ma se volete che questo diventi il vostro “biglietto da visita” elettronico per il curriculum vitae o come riferimento sul bigliettino da visita, forse è meglio puntare sul più noioso nome.cognome o primaletteradelnome.cognome che su magicastellina76@yahoo.it o stallonelatino@hotmail.com:  la percezione che darete di voi sarà, ve lo assicuro, molto diversa…

Di questo aspetto ne parlavo tempo fa con una collega di lavoro che si occupa di rapporti con gli studenti universitari. Mi raccontava che trovava decisamente imbarazzante quando studenti e studentesse, ormai adulti, indicavano nel modulo di contatto predisposto dall’Ateneo indirizzi e-mail dai nomi puerili e bislacchi, talvolta ridicoli, a dimostrazione di una certa immaturità.

Esperienze simili mi sono state raccontate anche da professionisti di aziende private: ragazzi che, al termine del colloquio di lavoro, presentavano un curriculum con riferimenti e-mail ridicoli o totalmente fuori luogo. L’impressione che se ne trae non è, ovviamente, delle migliori…

L’indirizzo e-mail, anche nel mondo del lavoro, è diventato un elemento essenziale di ogni curriculum che si rispetti. Per questo è importante che anche questo renda una immagine professionale e seria della persona: senza remore, scegliete il noioso nome.cognome di un provider serio e riconosciuto, come gmail.com.

Se avete un dominio di secondo livello (gestite un blog, un sito web…), potete anche utilizzare questo come provider (personalmente ho anche “o-zone@zerozone.it”…) ma il mio suggerimento è sempre quello di puntare su un servizio affidabile: vi sono diversi fattori, tra cui i filtri antispam, DKIM, SPF, DMARC, le liste RBL, downtime… che potrebbero rendere il vostro provider locale irraggiungibile o le e-mail che vi vengono inviate, non recapitate.

Caselle e-mail aziendali

Fin’ora ho parlato della scelta di un indirizzo e-mail personale. Ma nel caso abbia una impresa/attività? Beh, in questo caso valgono regole simili. Innanzi tutto è ormai indispensabile registrare un dominio di secondo livello e avere almeno una pagina web: ci sono servizi di hosting molto economici che con meno di 20€ annuali vi permetteranno di avere un sito web e relativo dominio, anche di posta elettronica. La scelta del dominio esula dagli scopi di questo articolo e dipende essenzialmente dalla vostra attività. Per un blog personale vi sono meno vincoli ma per un dominio professionale è opportuno porre comunque attenzione ad alcuni aspetti, il primo fra tutti è la lunghezza del nome a dominio: potreste essere tentati dal registrare “lamiafantasticaimpresadicostruzioniedili.it” ma posso assicurarvi che questo nome scoraggerà gran parte dei vostri potenziali clienti.

Una delle regole basi del web è: keep it simple, stupid (lascialo semplice, stupido). 

Per questo è bene limitare il dominio a meno caratteri possibile, senza ovviamente esagerare sul fronte opposto (“hgdh.it” o roba simile): l’ultimo dominio che ho registrato è stato per la nuova azienda di un mio amico, DS Pharma, ed il nome scelto è stato -appunto- dspharma.it.

Per le caselle e-mail relative ad un certo dominio, valgono alcune regoli fondamentali troppo spesso ignorate. Ogni dominio registrato dovrebbe avere, come minimo, la seguente casella e-mail:

• info@[dominio]

dove sarete raggiungibili da tutte le richieste di carattere generale, a cui però dovrete aggiungere quelle richieste dalla “netiquette“:

• postmaster@[dominio]
• abuse@[dominio]

Su queste ultime due non c’è discussione: devono esserci, anche solo come alias, ed hanno uno scopo essenzialmente tecnico: non usatele sul vostro biglietto da visita o sulla carta intestata ! Questi due indirizzi devono rimandare al vostro webmaster e/o al tecnico che vi gestisce il sito web poiché saranno utilizzati in caso di blocchi e di problemi sul sito web e sulla posta elettronica.

Personalmente trovo brutto, ed inutile, ripetere il nome del dominio nel nome utente dell’indirizzo e-mail: che senso può avere un rossicostruzioni@rossicostruzioni.it quando un semplice ed elegante info@rossicostruzioni.it è più che sufficiente e di facile memorizzazione ?

Da qui ovviamente potete anche iniziare a diversificare i vari reparti/uffici, creando alias e-mail come

• segreteria@[dominio]
• vendite@[dominio]
• direzione@[dominio]
• spedizioni@[dominio]
• etc etc etc…

evitando, a meno che non tratti di personalità di spicco dell’azienda (il presidente, il direttore…) , l’utilizzo di nome e cognome nell’indirizzo per i documenti ufficiali: ricordatevi che le persone possono cambiare mansione e lavoro e ritrovarsi un indirizzo e-mail obsoleto sulla carta intestata non è proprio il massimo della professionalità.

Ho parlato di “alias” senza approfondire cosa sono: molto semplicemente, è generalmente possibile indicare indirizzi e-mail “fittizi” che rimandano ad una casella e-mail “fisica”, detti appunto “alias“. Tecnicamente, una casella e-mail è un elemento ben identificato nel sistema informatico da tutta una serie di elementi, come l’account IMAP/POP3 per il download dei messaggi. Gli “alias”, invece, sono solamente dei “puntatori” ad una casella fisica e non hanno un account proprio: semplicemente tutti i messaggi inviati ad un alias saranno immediatamente dirottati verso una o più caselle “fisiche” !

Facciamo un esempio pratico. Immaginiamo la “Rossi Costruzioni” (rossicostruzioni.it), con l’ufficio vendite composto da Roberto Bianchi, Maria Gialli e Marta Verdi. Ad ognuno di questi tre dipendenti viene assegnata una casella e-mail (“account”) del tipo roberto.bianchi@rossicostruzioni.it, maria.gialli@rossicostruzioni.it e marta.verdi@rossicostruzioni.it.

All’ufficio vendite viene definito un alias e-mail “vendite@rossicostruzioni.it” che inoltra le e-mail ai tre indirizzi indicati:

Qualcuno adesso sarà tentato di farmi notare che esistono, da tempo, le cosiddette “caselle e-mail condivise“: è vero, ma si tratta di un servizio non standard disponibile solo su alcuni MTA e pertanto non ritengo opportuno parlarne, preferendo attenermi alle funzionalità standard offerte dalla quasi totalità dei servizi di hosting.

Tornando al nostro esempio, ai clienti verrà fornito l’indirizzo “vendite@rossicostruzioni.it” per tutte le loro esigenze, alle quali i tre addetti risponderanno, avendo cura di non sovrapporsi, utilizzando come indirizzo e-mail di origine proprio lo stesso alias (oppure il loro indirizzo personale, nel caso le politiche aziendali decidano di privilegiare i rapporti personali con i clienti).

Su questo argomento è opportuno anche premettere che la giurisprudenza relativa all’uso degli strumenti informatici aziendali specifica come le caselle e-mail dei singoli lavoratori non siano di proprietà del lavoratore stesso ma che “l’indirizzo aziendale, proprio perché tale, può sempre essere nella disponibilità di accesso e lettura da parte di persone diverse dall’utilizzatore consuetudinario (ma sempre appartenenti all’azienda) a prescindere dalla identità o diversità di qualifica o funzione” (L’uso degli strumenti informatici aziendali – Altalex – 05.03.2012). Per questo motivo è importante NON UTILIZZARE la casella di posta aziendale per fini esclusivamente privati (come purtroppo vedo fare piuttosto spesso…), anche perché, come affermato da Tribunale di Torino con sentenza n. 143 del 15/09/2006: “Il dipendente che utilizza la casella di posta elettronica aziendale si espone al rischio che anche altri della medesima azienda -unica titolare del predetto indirizzo- possano lecitamente accedere alla casella in suo uso non esclusivo e leggerne i relativi messaggi in entrata e in uscita ivi contenuti, previa acquisizione della relativa password, la cui finalità non risulta essere allora quella di proteggere la segretezza dei dati personali custoditi negli strumenti posti a disposizione del singolo lavoratore, bensì solo quella di impedire che ai suddetti strumenti possano accedere anche persone estranee alla società”.

Attenzione tuttavia ad una recente sentenza in merito alla Privacy sul controllo, da parte del datore di lavoro, del contenuto delle caselle e-mail dei dipendenti (Datore che controlla l’email aziendale del dipendente viola la privacy? – Altalex – 28/01/2016): la cosa migliore è emanare un regolamento sull’utilizzo degli strumenti digitali e, per ogni evenienza, affidarsi sempre alla consulenza di avvocati esperti nel settore della privacy e IT.

Comunque, oltre a voler fornire giusto qualche indicazione su come pianificare la scelta degli indirizzi e-mail, generalmente i professionisti ai quali le aziende si affidano sono in grado di fornire loro tutte le indicazioni necessarie: se non lo fanno, forse è il caso di rivalutare la loro professionalità…

Conclusioni e qualche link…

Concludo, nella speranza di aver contribuito ad introdurre degli elementi di riflessione sulle best practice relative alla scelta di un indirizzo e-mail, che sia per lavoro che per divertimento.

Un elenco aggiornato dei provider rispettosi della privacy dei loro utenti potete trovarla qui: www.privacytools.io/#email