Come fare una bella presentazione ?

Da ormai molti anni, in occasione di convegni, discussioni di tesi, incontri… viene sovente installato un proiettore e mostrata agli intervenuti una “presentazione”, detta anche “Power Point” (dal nome del software, prodotto dalla Microsoft, più famoso per la creazione di presentazioni).

Se i primi tempi si trattava di una novità e certi aspetti potevano anche scivolare in secondo piano, ormai le presentazioni rappresentano una consuetudine ed è necessario pertanto avere più attenzione alla forma e anche alla sostanza: noiosi elenchi di “punti”, scritte piccolissime, scritte gialle su sfondo bianco…ecco, sono tutte cose da evitare !

Uno degli errori più comuni è quello di utilizzare le slides come “traccia” per il discorso. E, peggio che mai, ci sono oratori che si limitano a “leggere” questo elenco con solo qualche piccola “fioritura”: beh, è una delle esperienze più noiose in assoluto, oltre a far si che nessuno ricordi assolutamente nulla di quanto è stato detto ! Ah, tanto per tranquillizzarvi: animazioni e fastidiosi suoni (come “spari” o “click click click”) non aiutano.

Gli spunti che cercherò di darvi in quest post sono la conseguenza dell’aver letto un bellissimo manuale, che suggerisco a tutti e vale ogni centesimo del suo prezzo, di Garr Reynolds: Presentation Zen.

Invitandovi a segnalare eventuali inesattezze o errori, inizio un bell’elenco di tutte quelle consetudini da evitare in una presentazione:

• animazioni e suoni inutili
• lunghi paragrafi e “sbrodolate” di testo
• caratteri troppo piccoli
• colori non adeguati (es. giallo su sfondo bianco)
• elementi inutili

In particolare dovete tenere presente lo scopo di una presentazione, ovvero quello di incuriosire la platea, focalizzare l’attenzione, integrare, aiutare a sviluppare un percorso coerente.

I manuali di comunicazione insegnano che per avere una comunicazione efficace bisogna cercare di raccontare una storia. La presentazione deve fornire quel supporto visivo all’oratore, che è chiamato a raccontare -come una specie di voce fuori campo– ciò che viene mostrato alla platea.

Quando siamo chiamati a fare una presentazione, il nostro lavoro non deve essere solamente la realizzazione delle slides. Il workflow da seguire è:

• creare una scaletta degli argomenti che vogliamo trattare
• trovare i punti di congiunzione tra gli argomenti (è penoso quando, assistendo ad una presentazione, viene da pensare: “e questo che c’entra ?”)
• cercare il modo migliore per rappresentare le idee e i concetti
• reperire il materiale e assemblarlo
• provare l’esposizione e verificarne la fluidità

Paradossalmente, la creazione delle slides è l’ultimo passo ! 

Si inizia prendendo un blocchetto di post-it o carta e penna. Annotate su ogni post-it un concetto ed appiccicatelo a parete. Alla fine, ordinate i post-it secondo un filo logico e provate a creare un racconto coerente e fluido.

Dopo si procede a cercare e raccogliere immagini e infografiche rappresentative dei concetti. Possiamo usare Google Immagini o siti specializzati di stock photos, come SXC.HU (www.sxc.hu).

Il mio personale suggerimento, basato sempre sul libro che vi ho suggerito,  è l’uso di foto di ottima qualità come sfondo e inserire brevi didascalie o scritte come se fossero “vignette”.

Facciamo un esempio veloce, basandomi sull’ultimo mio lavoro: la presentazione per la discussione della tesi di laurea “Sociabilità e Politica nel Web 2.0“. La prima slide doveva introdurre l’argomento della sociabilità. Come rappresentarlo correttamente ? Beh, parlo di reti sociali pertanto vado su Google Immagini e cerco “reti sociali”, trovando tante immagini più o meno attinenti. Filtro i risultati della ricerca selezionando solo le “immagini grandi”, perché la qualità delle foto e delle immagini è fondamentale.

Ho poi deciso di concentrare l’attenzione sulla parola “Sociabilità”, parlando di cos’è e di come si realizza, mentre facevo vedere la relativa slide che nella parte bassa, sintetizzava una possibile definizione.

In sostanza: poche parole, ben leggibili (alto contrasto, caratteri grandi), immagine visiva pertinente ed evocativa.

L’argomento verteva poi sulla “politica e web 2.0”. Come rappresentare la politica sul Web ? Parlando anche di “partecipazione”, ho ritenuto adatto utilizzare l’immagine di una persona, con una mano sul mouse, intenta a lavorare al PC.

Tra gli esempi richiamavo anche le rivoluzioni recenti nel Maghreb, la cosiddetta “Primavera Araba”. Ho trovato molte bellissime foto  delle proteste e ne ho cercata una che avesse un forte impatto emotivo, per cercare di richiamare l’attenzione della platea dopo ormai 10 minuti di presentazione.

La conclusione della mia tesi era di oltre una pagina. Con l’aiuto di una amica, ho estrapolato la frase saliente -la più importante- e l’ho usata per la slide, insieme ad una immagine che richiamasse ancora una volta l’importanza del Web.

L’intera presentazione era di 22 slides complessive e mi ero preparato l’intera presentazione per un tempo massimo di 15 minuti. Non solo ho avuto l’attenzione della platea ma anche i complimenti della commissione, che non aveva mai assistito ad una presentazione così ben fatta. E pensare che la realizzazione della presentazione stessa non mi ha richiesto più di 3 ore !

La parte più importante è concentrare l’attenzione sulle parole chiave, sui concetti. Non serve leggere sbrodolate di scritte noiose proiettate sulla parete: tutti sono in grado di leggere da soli ! E, inoltre, se la platea è intenta a leggere le slides sarà distratta nell’ascoltarvi. Pertanto non solo rischiate di essere noiosi ma anche di non ottenere la necessaria attenzione.

Per concludere, tenendo ben a mente il principio del KISS (Keep It Simple, Stupid), il tutto si riassume in:

• belle e pertinenti foto/immagini 
• poche parole, al massimo citazioni, ben leggibili
• siate coerenti, coincisi, interessanti e divertenti

…e buon lavoro !